招募不只是人資的工作？看日本企業如何導入scrum思維，以扁平招募文化取代傳統招募策略

近年在日本，過往以公司為家的傳統思維正在逐漸改變。面對求職者不再期待為公司奉獻一生，開始尋求能習得或發揮專業的工作環境，企業端亦開始在招募人才時注重專業性，改善招募方式以求在競爭激烈的求職市場中爭取專業人才。在這樣的背景下，對比於過往由人資部門主導的招募方式，近年部分日本企業開始在招募工作中導入強調「由員工主導」的 scrum 思維，讓人資部門外的團隊夥伴能夠共同參與招募流程，實現扁平招募文化。

這篇文章將帶你看此種由企業員工主導的招募形式與過往的招募有什麼不同、其優點與問題為何、及目前日本有哪些成功案例。

🁢 文章目錄

◎ scrum思維是什麼？如何應用到招募工作？
◎ 扁平招募文化的優點
 ◎ 實現扁平招募文化的三大條件
 ◎ 日本企業怎麼實踐扁平招募文化，創造求職者和公司雙贏的招募？
◎ ATS 系統能如何協助團隊夥伴參與招募工作？

scrum 思維是什麼？如何應用到招募工作？

讓團隊夥伴共同參與招募工作的扁平招募文化，在日本又稱為「スクラム採用」（スクラム來自英文 scrum，由橄欖球賽中球員們互相搭肩的形象出發，延伸出「團結」的含義），意指「員工主導型的招募活動」。日本人資系統開發公司HERP 指出，導入 scrum 思維的招募工作「讓招募不只侷限於人事部門和經營者間，公司內部其他團隊夥伴也能參與其中，創造最大成果」；比起員工推薦等讓企業員工參與部分招募流程的形式， scrum 思維強調讓團隊夥伴參與擬定職位說明、延攬人才、徵選及 on board 等流程，在招募各階段皆能發揮影響力。相較於過往由人事部門主導的招募工作中，團隊夥伴只能參與面試等部分徵選流程，扁平招募文化讓團隊夥伴也能作為主體更大程度參與招募工作。

扁平招募文化的優點

日本職涯社群Wantedly 指出，企業全員參與招募工作的模式主要有以下三個優點：

避免人才被分派到不適合自己的工作
過往由於人事部門不夠瞭解現場的工作，因此常會有人才被分派到不適合自己的工作等問題產生。透過讓團隊夥伴參與招募過程，不僅更有機會獲得符合公司文化的人才，也能防止人才被分派到不適合自己的工作。此外，團隊夥伴亦可參與社群招募，讓求職者能從更多元的面向認識公司。人資系統開發公司HERP 提到，當團隊夥伴將自身工作真實的一面上傳到社群媒體，求職者能更容易想像自己進入公司後在職場上的活躍表現，也能幫助求職者正確判斷自己是否適合這間公司。

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提升員工對公司的忠誠度
由於在招募工作中，員工必須向求職者介紹自家公司的魅力，因此能讓員工有機會深入思考「自己為什麼在這家公司工作？」、「自家公司的魅力是什麼？」等問題，就結果而言能提升員工對公司的忠誠度和好感。此外，由於自身有參與招募流程，員工也會對錄取人才的員工教育更有責任感。
獲得能夠在工作上有活躍表現的員工
由於特定部門的團隊夥伴能在招募條件的設定、書面資料審查和面試等階段參與招募流程，因此更容易找到能在該部門的工作上有活躍表現的員工。同時由於企業在招募工作上能花的時間增加，因此也更有機會接觸到過往招募負責人沒有接觸到的求職者。

實現扁平招募文化的三大條件

人資系統開發公司HERP 指出，要實現企業全員參與招募工作，有三項條件是不可或缺的，分別是：交付權限、將成果可視化、將招募負責人轉換為類似專案經理的角色。

交付權限
招募負責人可將招募流程細分，並將細分後的招募工作委託給適合的員工。特別是在注重專業性的招募工作中，團隊夥伴的想法與決定需要受到重視。
將成果可視化
透過將招募成果可視化，招募負責人能將招募工作的成果回饋給全體員工，讓企業能定期檢視招募成果。
將招募負責人轉換為類似專案經理的角色
透過讓招募負責人的角色轉換為專案經理，招募負責人可以不必再全權負責招募工作，而是作為類似專案經理的角色，讓招募相關知識在人事部門外也能得到落實。

日本企業怎麼實踐扁平招募文化，創造求職者和公司雙贏的招募？

日本的美食情報網 Retty 是實踐扁平招募文化的代表企業之一。根據職涯社群 Wantedly 的介紹，Retty 的招募主要有以下三個特徵：

讓員工參與招募工作，建立團隊夥伴也積極參與公司說明會及員工對談等活動的文化。
針對優秀的求職者，先由招募負責人撰寫 scout 的邀請信後，再由團隊夥伴協助修改。
經營雇主品牌，介紹各職種的工作，如在徵才平台放上「在 Retty 擔任工程師的意義」等文章。

此外，Retty 的人事小花香織也提到，在與員工共享應徵者資訊時，管理資訊公開程度的重要性。透過 ATS（Applicant Tracking System），人事能將不同徵才渠道的應徵者資訊保管在單一系統，而權限管理設定則讓員工既能共享資訊，也能確保部分機密資料只對高層公開。由此可見在實踐扁平招募文化時，企業也會搭配使用 ATS 系統，讓團隊夥伴更容易加入招募協作。