每月 800 份履歷、90 場面試也不怕！昕力資訊用 Teamdoor 實現組織零時差溝通，降低 4 成招募成本
受訪者 HR Manager-Una 與 HRBP-Emily 與昕力資訊合影
成立於 2005 年，昕力資訊提供金融保險業、電信業、製造業等領域相關解決方案與系統建置服務。特別專精於數位金融解決方案，數位銀行、行動支付、行動壽險業務、電子保單、網路銀行等系統，同時掌握跨平台行動 App 開發以及 Big Data 大資料應用之趨勢，研發與推廣相關自有軟體「AI 智能客服機器人」、 「企業 API 服務管理平台」 、「 Log 集中管理平台 」、 「企業級 MongoDB 管理系統」等產品。
目前，盺力資訊規模約 550 人，於台灣、越南、新加坡等設有商業據點，並逐步進軍日本、泰國等市場。
該企業招募團隊總共約 15 人，依據負責職缺主要拆分成兩大團隊，其中一部分負責工程師相關職缺，另一部分則負責其他市場策略、後勤業務及海外相關職缺。而團隊內部又依據招募流程，將 HR 夥伴劃分成：
專注於撈取履歷、電訪的 —— 招募行政 (Sourcer)
負責面試及錄用 —— Recruiter, HRBP
本次 Teamdoor 特別邀請到昕力 HR Manager - Una 與 HRBP - Emily，來與我們分享大量招募企業如何透過 Teamdoor，節省 4 成以上的招募時間成本！並透過客製化開發，最大程度打造數據驅動的數位化招募流程。
一個月 800 份有效履歷、90 場面試：耗費精力維護數不清的 Excel 表單！
為了支持不斷擴張的事業體，有著龐大招募需求的昕力資訊，一直以來都積極於不同管道進行招募，過往更曾於單一月份由 HR 部門提供高達 800 份有效履歷給各單位主管、歷經 90 場面試篩選出真正合適的人才。「即使是一般情況，我們每名 HR 負責約 3 個單位，每個單位每週需邀請 5-10 名求職者面試，也就是每個月 40 場左右的面試量。」
而昕力過去習慣的協作方式，是由招募行政撈取履歷後，透過 Email 寄送給用人主管，用人主管回覆是否通過、以及方便面試時段，再由招募行政人員聯繫人選確認面試意願及時間。
為了準確掌握人才狀況，招募行政會透過內部建立 Excel 表單追蹤每個人選管道來源、編號、邀約進度、以及其他備註，包括用人主管沒審核通過的原因等。在進入面試流程後，負責面試的 HR 及 HRBP 也透過另一份表單紀錄人選面試結果、是否錄取的原因、求職者薪資條件及上工後的流程追蹤。
因此，HR 相關部門至少會有兩份人選總表交叉比對、追蹤。「我們每天都要定期更新 Excel 上求職者各別狀態，例如哪些求職者可能是用人主管審核不通過，哪些可能是通過卻聯繫不上，哪些是已安排面試，哪些是已發 Offer。」
昕力資訊招募團隊夥伴
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Excel 表單搭配 Email：花大量時間點對點溝通，資訊易「漏接」！
過去，昕力資訊招募夥伴都是透過信箱搭配 Excel 表單與用人主管協作，卻因為資料量過於龐大，讓 HRBP 們十分頭痛：「我們的表單頁籤照年份分類，欄位真的很多，可能從 A 欄到 BZ 欄（78欄）這麼多！」Una 苦笑著說。
除了維護複雜的總表外，由於用人主管無法第一時間掌握自身單位招募情況，因此會不定時來詢問 HRBP，增加了許多溝通成本。「我們需要另外花時間撈過去信件紀錄對照 Excel 表單，再特別為這些主管整理人選進度表，是之前的一大痛點！」
另外，由於該企業有許多單位有類似職缺，因此會發生求職者去年在 A 單位面試，今年又被負責 B 單位招募行政人員主動搜尋、想發面試邀請的情況。「此時不但需要在 Excel 上逐年查找聯絡歷程，還時常找不到後續面試紀錄。」
「更慘的是最後接洽的 HRBP 可能已經離職了！」
告別 Excel 表單與無效溝通：招募行政、HRBP、單位主管在 Teamdoor 一目瞭然人選招募進度，節省 4 成招募時間！
Teamdoor 彙整多個招募管道，如人力銀行、社群媒體等，並以視覺化介面呈現不同職缺中「每位求職者履歷及所在招募進度」。透過豐富權限功能設計，讓負責該職缺的招募行政、 HRBP 及單位主管於統一頁面協作，大幅度降低溝通成本與失誤。
Teamdoor 招募進度看板讓昕力資訊 Recruiter, HRBP, 用人主管 都能一目瞭然招募進度（圖僅為示意圖）
昕力資訊會由招募行政主動搜尋合適人才，再由HRBP 會先初步篩選人選進合適單位，移動到 Teamdoor 中下一關面試欄位，並直接在 Teamdoor 發送信件給人選確認面試時間。面試結束後，用人主管與 HRBP 會在該人選旁的群組對話筐中，寫下面試評語。
Teamdoor 群組討論功能讓昕力資訊 HRBP 與用人主管能針對人選無痛、快速討論（圖僅為示意圖）
「再也不會有主管追著 HRBP 要招募進度報表，也不用耗費那麼多精力擔任招募行政及用人主管間溝通橋樑。一樣的招募需求，我花的時間比過往少 3-4 成！」
技術能力標籤分類、篩選人選，建立長期人才庫
由於北中南皆有據點，昕力資訊透過 Teamdoor 標籤功能標註求職者程式語言能力（如 Java, IOS）與所在地區（台北、台中、新竹、南部）：「需要在台中找 Java 人選，就直接透過標籤篩選出來！」
Teamdoor 標籤功能，協助在北、中、南皆有業務據點的昕力資訊，建立專屬的長期人才庫
Teamdoor 支援客製化開發「數據分析工具」，更貼近昕力資訊真實使用情境
對於重視數據的昕力資訊而言，招募成效回顧是人資們的重點工作項目之一，然而過去龐雜且散亂的資料卻讓整理報表的人資夥伴苦不堪言：「我們每週、每月、每季、甚至不固定時段分析招募數據，但以前做報表的同事要到許多地方撈資料，才能彙整成一張完整的報表，非常痛苦。」
Teamdoor 客製化開發「數據分析工具」，新增自訂義時間區段，讓昕力資訊能更彈性的選擇想要的時間，再透過內建招募漏斗觀察各階段轉換率，優化作業流程。
「我們會分析履歷的選中率、電話邀約成功率、順利面談、錄取、實際報到比率等，用數據鎖定招募斷點，找出掉鏈子的環節，做出更數據導向的決策。假如履歷選中率偏低，那可能是招募行政撈取履歷的品質不符合主管期待；若錄取人數多卻報到率低，那可能會在發送 Offer 速度、薪資談判部分做改善。」
選擇 Teamdoor 的理由？介面直覺，無痛導入
對於每天有龐大招募作業量的昕力資訊而言， Teamdoor 的十分直覺的操作介面，是組織選擇導入的重要因素。此外 Teamdoor 提供的客製化服務，讓功能上能最符合公司內部招募情境，也是考量的重要理由之一。
「在評估招募系統上，我們希望它是即使非 HR 也能快速上手的，不需要花太多時間去做教育訓練。而 Teamdoor 簡單直覺頁面設計，對主管來說是很大的好處；類似 Trello 的邏輯，也對工程師及技術人員來說十分友善，真的省好多工！」
而這些省下來的時間，讓昕力資訊 HR 減少壓在招募上的時間，更專注在其他專案任務上。例如，透過 Teamdoor 分析工具，發現公司有一段時間雖然持續有人入職，卻也同時有人員流失，因此便能調整組織策略，花更多時間在在職同仁的員工體驗上。