Reference Check (資料查核)怎麼做?HR、企業徵才必備指南!

即便通過多重面試關卡,人選到職後依然不適任嗎?想做 Reference check (資料查核)但卻不知道如何提問才能更客觀、真實的了解人選嗎?完善的 Reference check 可以幫助企業深入確認人選是否符合職缺所需,本文列出 Reference check 的適用時機、基本指南與必問問題,提供給企業與 HR ,以利更快找到合適的人才!

🁢 文章目錄

做 Reference check 的重要性與運用時機

【重要性】

在面試後對人選進行 Reference check ,可以幫助企業驗證人選在面試時的表現、人選的履歷資料是否真實,並從過往與人選共事過的主管、同事口中,更全面評估人選是否能滿足職位需求,以及是否適合公司文化。

【運用時機】

由於進行 Reference check 的時間與心力成本不低,所以一般建議對以下幾種核心職位進行:

  • 中高階主管:中高階主管的薪資福利高於其他員工,對其他員工、公司業務的影響範疇也更大,此時進行 Reference check 能更確定人選的適任程度。

  • 財會人員:財會人員會經手許多企業交易資料,小至日常財務報表,大至公司營運狀況及投資決策,因此誠信跟操守與專業能力同等重要,Reference check 能對人選做更嚴格的把關。

  • 常與公司核心人物接觸職位:例如高階主管的秘書、司機或特助,這些會密切接觸公司核心人物的職位也需要多一道審核。

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進行 Reference check 的流程

【準備期(通話前)】

  • 告知求職者,面試後會進行 Reference Check,請求職者提供推薦人名單。

  • 提前準備好完善的題目,並確保所有題目沒有偏離職位需求。

  • 提前保留時間,另外為避免聯繫不上推薦人,請人選至少提供 2~3 位推薦人名單,並且首選推薦人以人選前公司主管為佳。

  • 每通電話至少維持 30 分鐘,並保留一些彈性時間以充分進行對話。

  • 確保通話環境安靜且隱私,避免通話被打斷。

【進行期(正式通話)】

  • 致電推薦人時,先介紹自己的身份,並說明致電給對方是依據人選的提供名單,禮貌詢問對方現在是否方便通話,或是否有其他方便通話的時間

  • 承諾對方的所有回覆內容皆會保密

  • 詳實紀錄通話內容,包含提出的問題及對方的回覆,以利後續整理及評估

  • 結束通話前,記得感謝對方的時間

【後期(結束通話)】

  • 保留完整的 Reference Check 檔案,作為人選聘用參考

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進行 Reference check 的原則

【始終如一】

  • 詢問不同的推薦人相同的基本問題清單,才能在同一個標準衡量人選的適任度

  • 建立相同的人選不適任標準

【謹慎仔細】

  • 仔細聆聽推薦人的語句使用、聲調變化,從中觀察推薦人的態度是正面或負面

  • 注意自己的語調及用詞,避免帶有潛在的暗示或訊息

【避免非法問題】

  • 避免詢問與人選工作能力及表現無關的問題,例如私人問題

Reference check 基本問題列表

1.確認求職者資訊真實性

  • 公司的名稱、職稱、人數規模

  • 應徵者與你的關係

  • 應徵者在職期間經手過的專案與角色

  • 應徵者在職期間擔任過哪些職務

  • 應徵者在職期間有得到什麼晉升、獎勵

⎪檢驗履歷、面試表現是否有誇大之處,以及了解求職者過去的工作環境

2.了解求職者工作職能

  • 應徵者主要負責的工作內容

  • 應徵者在特殊專長、技能上的表現

  • 應徵者的工作弱項、需要加強的地方

  • 應徵者對公司的貢獻

|更確切了解求職者的工作能力程度,預測未來的工作表現

3.了解求職者個人特質

  • 你與應徵者的合作、共事感受

  • 應徵者與同/跨部門同事相處、溝通的狀況

  • 應徵者平時的做事、管理風格

  • 應徵者面對壓力、挫折的反應

  • 應徵者在工作上的優點、缺點

|認識求職者的工作模式、領導能力、個人特質是否符合公司文化,以及是否善於團隊合作

結語

完善的 Reference Check 可以協助企業找到真正適任的人才,但同時也要避免 Reference Check 成為聘用人選時的唯一考量,企業必須多方且客觀的評估人選的面試表現、綜合能力與企業文化適配度,才能發揮 Reference Check 的參考價值。


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